کنترل و مدیریت درآمد و هزینه بیست و هفت/فروردین

چند سوال که در مورد مدیریت درآمدها و هزینه ها پیش می آید را با حسابداری در کرج همراه هستیم

مدیریت درآمد و هزینه : فلسفه وجودی هر سیستم یا سازمانی مبنی بر کسب سود یا ارائه خدمات عام المنفعه می باشد، علی الرغم اینکه موضوع مدیریت درآمد و هزینه در خصوص واحدهای تجاری با هدف کسب سود می باشد، حتی سازمانهایی که تشکیل میشود برای خدمات و سرویس های عام المنفعه دارای درآمد و هزینه هایی هستند که در صورت عدم مدیریت آن نمی توانند خدمات خوبی ارائه نمایند. و این موضوع بر اهمیت وجود مدیریت بر هزینه ها و درآمد ها تاکید که دارد.
در اصطلاح عامیانه که بارها شنیده ایم به این موضوع "دخل و خرج" اشاره شده. که این موضوع نشانده اهمیت مدیریت درآمد ها هزینه ها در فعالیتهای تجاری را نشان می دهد.
*ماهیت مدیریت درآمد ها و هزینه ها: رایج ترین اشتباهات در خصوص مدیریت درآمدها و هزینه ها پرداختن بیش از حد به هزینه ها و تلاش در جهت کاهش آن می باشد، و این در حالی است که همیشه پرداخت و توجه به درآمدها گزینه آخر می باشد البته بهترین تلاش در این خصوص را افزایش درآمد تصور می کنند.
چند سوال که در مورد مدیریت درآمدها و هزینه ها پیش می آید را با حسابداری در کرج همراه هستیم:
1-اگر شرایط بازار به شکلی رقم خورد که امکان افزایش درآمد وجود نداشت چه باید کرد؟
2- اگر کاهش هزینه ها موجبات دلسردی کارکنان و یا از دست دادن مشتریان بشودراه حل چیست؟
-معمولا سازمانها در این شرایط مجبور به تحمل هزینه های گزافی برای برگرداندن مشتریان و ایجاد انگیزه در کارکنان خود می شوند که این خود باعث افزایش هزینه ها شده و در واقع مدیران ناخواسته درگیر چرخه باطل و فزسایشی عدم تطابق هزینه ها و درآمدها قرار میگیرد.
ماهیت مدیریت درآمدها و هزینه ها بر پایه کاهش هزینه ها ویا افزایش درآمدها بنا نشده است بلکه براین اساس تشکیل شده که مصارف هزینه ها به گونه ای باشد که باعث افزایش بهره وری و کارآمدی شده واز آن طرف منابع درآمدی به شکلی مدیریت شود که اولا این منابع برای سازمان حفظ شده و دوما باعث رونق و توسعه کسب و کار گردد.
* رسیدگی بیشتر به درآمد ها و هزینه ها 
نوع و ماهیت درآمد و هزینه ها : سطح در آمد شرکت ها غالبا عامل اصلی مذاکرات در مورد حقوق و دستمزد و نرخ مالیات،یارانه ها و سیاست های مالی دولت است و حسابداران با هم توافق دارند که اندازه گیری درآمد مهمترین وظیفه حسابداری است.
احتیاط در ارزشیابی : در مورد ارزشیابی دارایی ها در صورتی که چند ارزشی باشند، حسابدار باید مبلغ کمتر را انتخاب نماید ولی در مورد بدهی ها مبلغ بیشتر باید انتخاب گردد. 
هدف های حسابداران از رسیدگی به درآمدها و هزینه ها :
1-کفایت سیستم کنترل داخلی درآمدها و هزینه ها 
2- اعتبار درآمدها و هزینه های ثبت شده (وجود و مالکیت)
3- ثبت دفاتر بودن تمام معاملات درآمد و هزینه ها
4- صحت محاسبات ریاضی جداول پشتوانه درآمدها و هرینه ها و انطباق آن ها با حساب هلی دفتر کل
5- درستی ارزشیابی حساب های درآمد وهزینه 
6- کفایت افشا و چگونگی ارئه حسابهای درآمد و هزینه ها در صورت های مالی
*اقلامی که ممکن است بطور نادرست، درآمدهای متفرقه تلقی شوند، شامل :
- وصول حسابها و اسناد دریافتنی سوخت شده که قبلا از دفاتر حذف شده است
- حذف چک های ارائه نشده به بانک یا حقوق و دستمزد مطالبه نشده 
- حاصل فروش ضایعات 
- تخفیفات یا برگشت حق بیمه های پرداختی 
- حاصل فروش دارایی های ثابت
حسابداران حسابداری کرج باید برای هر یک از اقلام ذکر شده اگر با اهمیت باشند، باید ثبت اصلاحی بزنند و همچنین باید روش های تحلیلی را اجرا و نوسانات غیر عادی را پیگیری نمایند.
*در آمد های متفرقه : به درآمد هایی گفته می شود که اقلام آن به صورت ناچیز بوده و به صورت مکرر حاصل نمی شود این درآمدها یا یک بار حاصل شده و یا در فواصل غیر متناوب به وجود می آید . که بیشتر شرکت ها آن را ثبت نمی کنند و پس از وصول وجه نقد را بدهکار و درآمد متفرقه را بستانکتر می نمایند.
در صورتی ثبت اقلام متفرقه با اهمیت نیست مه مبلغ آن نا چیز باشد به همین خاطر حسابداران باید صورت تجزیه و تحلیل حساب درآمدهای متفرقه را از صاحب ار دریافت یا خودشان تهیه کنند.
18 روش برای کنترل داخلی درآمد ها و هزینه ها :
-کنترل فروش و درآمد ها:
1- تنها کالاهایی از انبار صادر یا خدماتی انجام می شود که قبلا مجوز صدور، حواله انبار/ انجام کار برای آن صادر شده باشد.
2- مدارک مربوط به تحول کالا یا انجام خدمات به نحو مناسب از مشتریان.
3- مدارک مربوط به ارسال و یا تحویل کالا عینا جهت ثبت در ثوابق انبار مورد استفاده قرار می گیرد.
4- صورت حسابها با شماره ترتیب چاپی و بر اساس مندرجات مدارک مربوط به ارسال کالا یه ارائه خدمات تنظیم می شود.
5- قبل از ارائه صورت حساب ها به مشتری،کنترل های زیر توسط اشخاص مستقل از تنظیم کنندگان صورتحساب به عمل می آید:
-کنترل قیمت های مندرج در صورت حساب با قرارداد منعقده و یا لیست قیمت مصوب
- کنترل محاسبات صورت حساب
- کنترل سایر شرایط از قبیل تخفیفات و نحوه پرداخت 
6- وجوه نقد، چک ها و اسناد دریافتنی در هنگام دریافت با مدارک مربوطه مطابقت داده شده و رسید مربوط که دارای شماره ترتیب چاپی باشد به نحو مناسبی صادر می شود.
7- کلیه ی وجوه چکهای دریافتی، حداکثر در ابتدای روز به حساب بانکی شرکت واریز شده و جهت وصول به بانک واگذار و کلیه اسناد مدت دار به مسئول مربوطه تحویل و رسید مربوطه دریافت میشود .
8- طی دوره های منظم مثلا 15 روز یکبار صورت حساب های بانکی مربوطه به کلیه حسابهای بانکی اخذ و توسط اشخاصی مستقل از مسئولین دریافت و پرداخت و مسئولین ثبت دفتر با اقلام مندرج در دفاتر شرکت مطابقت و ماهیت و دلایل کلیه اقلام مزبور، اقلام مغایرت مشخص شده و نتایج حاصله توسط یکی از مقامات مسئول شرکت مورد بررسی و تایید قرار میگیرد.
کنترل خریدها و هزینه ها :
1-هیچ خرید یا دریافت خدمتی بدون مجوز های خرید یا دریافت خدمات انجام نمی شود.
2- در هنگام تحویل کالا یا خدمات، مدارک کافی و مناسب برای مستند کردن مشخصات ،مقادیر یا کیفیت کالا تهیه می شود.
3- کنترل های مناسبی وجود دارد که بتوان اطمیتان حاصل نمود که کلیه مدارک مدنظر قرار خواهد گرفت.
4- کنترل های مناسبی وجود دارد تا بتوان اطمینان حاصل نمود که در مقابل کلیه مدارک مربوط به کالا یا ارائه خدمات دریافتی صورت حساب دریافت می گردد.
5- مقادیر، مشخصات و کیفیت کالا/ خدمات دریافتی مندرج در صورت حساب ها با مدارک مربئط با دریافت کالا مطابقت می گردد.
6- صدور چک تنها در مقابل برگ های دستور پرداخت دارای شماره چاپی که بر مبنای مدارک و مستندات مربوط به معاملات شرکت صادر گردیده و توسط مقام مسئولی تائید گردیده ، انجام می شود.
7- همزمان با صدور چک مستندات و مدارک پیوست جهت جلوگیری از استفاده مجدد به نحو مناسبی باطل می شود.
8- صدور چک و حواله های بانکی توسط اشخاصی مستقل از صادر کننده مجوز پرداخت صورت می گیرد.
9- در زمان تحویل چک به ذینع رسید معتبر دریافت و چکهای تحویل نشده به نحو مناسبی نگهداری می شود.
10- قبل از پرداخت صورت مخارج توسط شخصی مستقل از تهیه کننده از نظر صحت مطالبات و مدارک اسناد ضمیمه کنترل و تصویب و برای جلوگیری از استفاده مجدد به نحو مناسبی باطل می شود.
*9 روش کاهش هزینه ها در سازمان کسب و کار:
1- کار را با درک تصویر کلان و ارتباط میان حوزه ها شروع شود 
2- هزینه ها از طریق مدیریت صحیح نیروی کار کاهش یابد
3- اوضاع مالی را مدیریت کرده و سلامت مالی رعایت شود
4- هزینه های مربوط به ساختمان و دفتر سازمان کاهش یابد
5- هزینه لوازم اداری، تجهیزات، زیرساخت ها و ماشین آلات کاهش یابد
6- هزینه های تبلیغات و بازاریابی کاهش یلبد
7- تا حد امکان کارکرد ها آنلاین و اتوماتیک شود
8- هزینه های انبار، تامین مواد اولیه و تولید کاهش یابد
9- از استراژدی های کاهش هزینه در سازمان استفاده شود 
مدیریت هزینه های روزانه به 4 روش : 
1-بودجه بندی
2- پول هایتان را به درستی خرج کنید
3- سرمایه گذاری های هوشمندانه انجام دهید
4- حساب پس انداز خود را بسازید
مدیریت درآمد ها و هزینه ها و ارتباط با حسابداری(نرم افزار)
در فرآیند مدیریت هزبنه ها و درآمدها سه پارامتر مهم می بایست وجود داشته باشد که طبق گفته حسابداری در کرج شامل:
1-سرعت در استخراج اطلاعات 
2- دقت در اطلاعات استخراج شده 
3- تحلیل داده ها و اطلاعات 
دو اصل سرعت و دقت لازم دوام و پیشرفت هر کسب و کاری می باشد و با توجه به حجم بالای فعالیتهایی در تجارت بدلیل وجود قوانین و مقررات حاکم مانند قوانین مالیاتی، تامین اجتماعی و قانون تجارت و همچنین نگهداری حساب مشتریان و موجودی سازمانها ناگزیر از استفاده از نرم افزارهای حسابداری شده اند، به شکلی که هرسازمانی که ادعای به روز بودن و رشد در تجارت داشته باشد ناگزیر به استفاده از این نوع خواهد بود.
*چگونگی حسابداری در فرآیند مدیریت درآمد ها و هزینه ها :
با توجه به ثبت ، نگهداری و طبقه بندی اطلاعات در نرم افزار حسابداری و استخراج گزارشات صحیح و دقیق و به موقع از اطلاعات خام داده شده می توان به لازمه سوم مدیریت درآمد ها و هزینه ها که تحلیل اطلاعات می باشد دسترسی پیدا کرد.
مهمترین اصل ارتباط مدیریت درآمد ها و هزینه ها با نرم افزار حسابداری طبقه بندی اطلاعات داده شده می باشد.
این طبقه بندی باید قبل از ورود اطلاعات در نرم افزار تعریف شود. 
*مدیریت هزینه ها و تنظیم دخل و خرج:بودجه بندی و مدیریت هزینه ها راهی است برای تنظیم درآمد و برنامه ریزی صحیح هزینه ها که از این طریق می توان بین درآمد و هزینه نوعی هماهنگی ایجاد کرد.
با مدیریت هزین همی توان دید بهتری نسبت به بودجه دریافتی راشت و به ترتیبی که :چه میزان پول در اختیار داریدو این پول چگونه و کجا رف می شود. مدیریت هزینه، یکی از مهمترین ابزارهای دستیابی به آینده مالی موفق است زیرا کمک میکند تا بهتر از پول خود استفاده کنید.
هر یک از مصرف کنندگان می توانند از مدیریت هزینه ، بهره مند شوند. برنامه ریزی برای هزینه ها باعث کنترل بهتر آن می شود.
بنابراین می توان بودجه خود را به عنوان یک پایه مالی در نظر گرفت. البته این پایه و اساس برای هر فرد متفاوت است . همانطور که وضعیت مالی هر فرد با فرد دیگر متفاوت است. 
اصل بودجه بندی :
اصل بودجه بندی به استراتژی های بودجه بندی و تفکیک های آن در هر موقعیتی متفاوت است. به طور مثال/ بین بودجه ی یک فرد بازنشسته و یک دانشجو تفاوت هایی وجود دارد.
چک کردن بودجه :
چک کردن بودجه به مطالبات مربوط به بودجه شما هم طبق زندگی که دائما در حال تعییر است ، تغییر می کند به همین دلیل خوب است که به طور منظم بودجه ای برای را برای تغییر در درآمد ها و هزینه ها در نظر بگیریم.
زمان بندی بودجه : 
در زمان بندی بودجه باید متعهد شوید که تا زمان مشاهده نتایج، تمام موارد مربوط به مدیریت هزینه را در نظربگیرید. بهترین راه برای رسیدن به اهداف ، ایجاد یک طرح سالانه است که هزینه های ثابت مانند هزینه اجاره و پرداختهای مربوط به خودرو و هزینه های فصلی مانند هدایای تعطیلات و هزینه های اختیاری مانند هزینه مواد غذایی و... را پوشش دهد.
به این ترتیب با درنظر گرفتن بودجه می توان نوعی تعادل در هزینه ها و درآمد ها ایجاد کرد .

*مدیریت هزینه ها و تنظیم دخل و خرج شامل 5 روش زیر می باشد :
1- تعیین اهداف : در روش تعیین اهداف 2 نو هدف مالی وجود دارد :1. اهداف فوری و 2. اهداف بلند مدت
1-1 . اهدف فوری در مورد میزان بودجه ای است که در زمان حال در اختیار دارید.
1-2 . اهداف بلند مدت : در حالی که اهداف بلند مدت با صرفه جویی در هزینه و هزینه های آن در چند دهه در ارتباط است 
هر دو هدف از اهمیت زیادی برخوردار بوده و مکمل یکدیگر هستند.
امروزه صرفه جویی کردن ، در هزینه ها تاثیر دارد اما مهم این است که در آینده چه میزان بازده دارد.و می توان اهداف را در مورد هزینه ها محاسبه کرد و انتخاب کنیم که کدام قسمت را پوشش دهیم. سپس می توان اهداف مالی را به ترتیب اهداف مالی فوری ، اهداف ثانویه و اهداف مالی بلند مدت الویت بندی کنیم.
اهداف مالی فوری : شامل هزینه های فلی می باشد که برخی از موارد واجب هستند و شامل وام مسکن یا پرداخت اجاره ، وام خودرو، حسابهای خدماتی، هزینه مراقبت از کودک، هزینه غذا، تلفن همراه و ... هستند. 
اهداف ثانویه : مواردی اختیاری هستند که شامل لباس های غیر ضروری، هزینه های اینترنت، لوازم غیر ضروری و ... هستند.
اهداف مالی بلند مدت : شامل پس انداز، سرمایه گذاری و کمک های خیره می باشد.
2- محاسبه درآمد و هزینه : پس از تعیین اهداف مالی ، نیاز به برنامه ای منظم برای انجام این کار، که باید درآمد و هزینه ها ارزیابی شود.
با ایجاد یک لیست از منابع درآمد ماهانه از جمله حقوق و دستمزد بعد از کسر مالیات ، هزینه های مصرفی ، هزینه های ملزومات و... ، می توان شکل هزینه ها را به خوبی کنترل کرد.
بخش بعدی محاسبه درآمد و هزینه شامل معادله ی هزینه هاست که به 3 دسته :1/ مصارف ثابت 2/ مخارج متغیر 3/ هزینه های اختیاری تقسیم کرد.
-مصارف ثابت : این نقدار مصارف ماهانه ثابت هستند مثل: وام مسکن و ... می باشد.
مخارج متغیر: این هزینه ها از این ماه تا ماه آینده بر اساس نیاز تغییر می کند مثل هزینه سوخت و ... 
 هزینه های اختیاری: طبق اشارات قبلی این هزینه ها اختیاری هستند و شامل هزینه ی اینترنت و ... می باشد.
3- تجزیه و تحلیل هزینه ها و بررسی فهرست هزینه ها : هدف اصلی مدیریت هزینه رئزانه است که مطمئن شوید هزینه ها از درآمد بیشتر نیست. بنابراین در صورتی که هزینه ها بیشتر از میزان درآمد باشد لازم است به طور جدی به هزینه ها نظارت داشت.
4- بازنشانی بودجه اصلی : پس از اینکه برنامه ریزی لازم در تنظیم هزینه ها و بودجه اصلی انجام شد، به این ترتیب می توان از مواردی که باید بیشتر به آن توجه شود، مطلع شد. ممکن است تخمین اولیه ی درآمد ماهانه برای ماه های دیگر کمک موثری باشد. اما باید تمام موارد را با جریان های خروجی به تعادل رساند.
پس انداز باید بخشی از برنامه باشد. برنامه ریزی باید به گونه ای باشد که پس انداز تا 6ماه درآمد را تامین کند که به اندازه کافی هنگام از دست دادن شغل یا سایر مئارد اضطراری جبران شود.
5- تعهد : مدیریت هنگام، گام بزرگی در تلاش برای تضمین آینده است. تعهد مدیریت هزینه به هدف نزدیمتر بوده و نگرانی خاصی در مورد کمبود بودجه نیست . یا مدیریت هزینه و بودجه، همه چیز به تعادل خواهد رسید.